Wat is legaliseren van documenten?

Legaliseren is een document geschikt maken voor gebruik in een ander land. Vaak zijn er voor legalisatie verschillende stappen nodig. Documenten die u kunt laten legaliseren zijn bijvoorbeeld een akte van de burgerlijke stand, een uitspraak van een rechtbank of een diploma.

Legalisatie bewijst dat:

een officiële instantie het document heeft afgegeven
de handtekening en de zegel of stempel op het document echt zijn
de vorm van het document klopt

Legalisatie bewijst niet dat de inhoud van het document klopt. De instantie waar u het document moet overleggen, kan dit controleren.

Welke stappen zijn er bij legaliseren?

Welke stappen u moet zetten om een document te legaliseren, verschilt per land. Dit hangt af van de afspraken tussen het land waar u het document wilt gebruiken en waar het document vandaan komt.

Soms moet u het document ook laten vertalen door een beëdigde vertaler. Vraag aan de autoriteiten of dit nodig is, en waar u de vertaling kunt laten doen.

Legaliseren met een apostille

In veel landen kunt u een document laten legaliseren met een apostille. Dit is een verkorte vorm van legaliseren. Een autoriteit in land A legaliseert het document met 1 soort stempel of sticker: een apostille. Daarna kunt u het document gebruiken in alle landen die meedoen aan het Apostilleverdrag.

Legaliseren zonder apostille

Doet land A of B niet mee met het apostilleverdrag? Dan bestaat legalisatie vaak uit 2 stappen:

Een autoriteit in land A controleert of de officiële instantie in land A het document heeft ondertekend. Meestal doet het ministerie van Buitenlandse Zaken van land A de controle. Na goedkeuring krijgt het document een stempel of sticker. Hiermee is voor land B duidelijk dat het document van een bevoegde instantie uit land A komt.

Land B legaliseert het document, na controle, ook met een stempel of sticker. Meestal doet een ambassade, consulaat of honorair consul van land B dit in land A. Na legalisatie kunt u het document gebruiken in land B.

Legaliseren niet nodig

Legaliseren is niet nodig als land A een afspraak heeft gemaakt met land B, waardoor een document vrijstelling heeft. U kunt het document dan direct gebruiken. Er zijn ook afspraken tussen meerdere landen. In de EU-verordening staat bijvoorbeeld dat openbare documenten niet gelegaliseerd hoeven te worden voor gebruik in andere EU-landen.

Legaliseren niet mogelijk

Legaliseren is soms niet mogelijk in een land. Bijvoorbeeld omdat er in land A oorlog is. Of omdat er geen instanties zijn die het document kunnen controleren. Dan controleren en beoordelen de autoriteiten in land B het document.

Wie mag een document legaliseren?

U hoeft uw document niet zelf te laten legaliseren. Iemand anders mag dat voor u doen. Het is niet nodig die persoon daarvoor te machtigen.