Checklijst aanvraag Schengenvisum voor zakenreizen of officeel bezoek
Bekijk welke documenten u nodig heeft om een Schengenvisum aan te vragen voor een zakenreis of officieel bezoek.
Belangrijk om te weten
- Bereid uw aanvraag goed voor. Vul uw woonland in en bekijk wat u moet regelen om een Schengenvisum aan te vragen.
- U komt zelf naar uw afspraak om uw aanvraag te doen. Dit geldt ook voor baby’s en voor kinderen.
- Heeft u in de afgelopen 59 maanden al vingerafdrukken afgegeven voor een Schengenvisum? Dan mag iemand anders de aanvraag voor u doen. Als uw vingerafdrukken niet opgeslagen zijn, moet u alsnog zelf komen om uw vingerafdrukken af te geven.
- Het Ministerie van Buitenlandse Zaken kan u om een interview of extra documenten vragen.
- U ondertekent tijdens het indienen van de aanvraag deze checklijst om te verklaren dat:
- u begrijpt dat u alle documenten moet indienen voor de behandeling van uw aanvraag
- u accepteert dat een incomplete aanvraag kan worden geweigerd en dat u dan het geld voor de visumaanvraag niet terugkrijgt
Persoonlijke documenten
Neem mee: origineel document
U heeft een compleet ingevuld en ondertekend aanvraagformulier voor een Schengenvisum nodig. Dit formulier print u uit en levert u in met alle andere documenten.
Neem mee: origineel document
U heeft een geldig reisdocument nodig, bijvoorbeeld een paspoort. Uw reisdocument moet aan de volgende eisen voldoen:
- uw reisdocument mag niet ouder zijn dan 10 jaar
- uw reisdocument moet minimaal 2 lege (visum)pagina’s hebben
- uw reisdocument moet nog minimaal 3 maanden geldig zijn na uw vertrek uit het Schengengebied
- uw handtekening moet in uw reisdocument staan
Neem mee: origineel document
U heeft een pasfoto nodig die voldoet aan de Nederlandse eisen:
- in kleur
- niet ouder dan 6 maanden
- afmeting van 3,5 bij 4,5 centimeter
- lichte of witte achtergrond
Bekijk waar u buiten Nederland een pasfoto kunt laten maken volgens de Nederlandse eisen
Vraagt u het visum aan bij een externe dienstverlener? Dan hoeft u geen pasfoto mee te nemen. Tijdens de aanvraag wordt er een digitale pasfoto gemaakt.
Neem mee: origineel document en kleurenkopie
U heeft een geldig bewijs van legaal verblijf nodig in het land waar u het visum aanvraagt. U moet kunnen laten zien dat u legaal in het land verblijft waar u de visumaanvraag doet. Dit kan bijvoorbeeld met:
- een reisdocument, bijvoorbeeld een paspoort
- een verblijfsvergunning. Deze moet nog minimaal 3 maanden geldig zijn na uw vertrek uit het Schengengebied.
- een visum
- een werkvergunning
Woont u niet in het land waar u de aanvraag doet? Dan moet u laten zien waarom u de aanvraag niet in uw woonland kunt doen.
Neem mee: kleurenkopie van het document
U moet kunnen bewijzen dat u verbonden bent met het land waar u woont. Dit kan een sociale of een economische band zijn. Hoe u dit kunt bewijzen, hangt af van uw situatie:
- Werkt u in loondienst? U kunt een recente verklaring van uw werkgever laten zien, waarin uw functie, contractduur en salaris staan. Andere opties zijn een arbeidsovereenkomst of een verklaring van tewerkstelling, samen met bankafschriften of loonstroken van de afgelopen 3 maanden.
- Bent u zelfstandig ondernemer? U kunt dit laten zien met een bedrijfslicentie of kopie van uw inkomstenbelasting, samen met bankafschriften van de afgelopen 3 maanden.
- Bent u student? U kunt dit laten zien met een document waarop staat dat u een opleiding volgt in uw woonland. Hierop staan uw studierichting en de duur van uw studie.
Andere voorbeelden van documenten om te bewijzen dat u verbonden bent met uw woonland zijn:
- een document dat laat zien dat u zorgt voor iemand in uw woonland
- een document dat laat zien dat u een woning of ander onroerend goed heeft in uw woonland
- een document dat laat zien dat u kinderen heeft die in uw woonland naar school gaan
Documenten over uw reis en verblijf in het Schengengebied
Neem mee: kleurenkopie van het document
U heeft een uitnodiging van het bedrijf of evenement waarvoor u Nederland bezoekt nodig. In de uitnodiging moeten uw persoonsgegevens, periode en de reden van uw bezoek staan.
Bezoekt u een beurs of congres en heeft u geen uitnodiging? Neem dan mee:
- andere documenten waaruit handels- of arbeidsbetrekkingen blijken. Bijvoorbeeld contracten, betaalde facturen, bestellijsten, de jaarrekening of het jaarverslag van de onderneming of een uittreksel uit het handelsregister.
- toegangsbewijzen voor beurzen en/of congressen
Reist u voor een officieel bezoek? Neem dan mee:
- een officiële uitnodiging van een intergouvernementele organisatie waarvoor u Nederland bezoekt, met daarin uw persoonsgegevens, periode en reden van uw bezoek.
- een Note Verbale of brief van een overheidsinstantie van uw woonland. Hierin staat dat u lid bent van de officiële delegatie die naar Nederland reist.
Neem mee: kleurenkopie van het document
U heeft documenten nodig die laten zien waar u tijdens uw bezoek verblijft.
- Verblijft u in een hotel? Dan heeft u een hotelreservering nodig voor de duur van uw hele reis.
- Verzorgt de uitnodigende partij uw verblijf? Dan moet dit vermeld zijn in de uitnodigingsbrief.
Neem mee: kleurenkopie van het document
U heeft documenten nodig die laten zien wie uw reis- en verblijfskosten betaalt.
- Betaalt u de kosten zelf? Dan heeft u uw bankafschriften van de laatste 3 maanden nodig, en 3 recente salarisstroken als u in loondienst bent.
- Betaalt de organiserende partij in Nederland alle kosten? Dan moet dit vermeld zijn in de uitnodigingsbrief.
Neem mee: kleurenkopie van het document
U heeft een reservering nodig op uw naam van uw heen- en terugreis naar en uit het Schengengebied. Of een ander document die uw reisplannen laten zien. Een betaald vervoersticket is niet verplicht.
Neem mee: kleurenkopie van het document
U heeft een bewijs nodig van een medische reisverzekering op uw naam. Heeft u een diplomatiek paspoort? Dan heeft u dit niet nodig.
Op het document moet het volgende staan:
- De verzekering is gedurende uw hele verblijf geldig in alle landen van het Schengengebied.
- De verzekering vergoedt medische kosten voor minimaal €30.000. Hier vallen ook kosten onder voor een ziekenhuisopname en -behandeling, spoedbehandeling, voorgeschreven medicatie en repatriëring naar uw woonland (ook in het geval van overlijden). Bekijk waar de medische reisverzekering aan moet voldoen
Documenten over minderjarigen
Vraagt u het visum aan voor een kind jonger dan 18 jaar (minderjarig) en reist het kind alleen of met 1 ouder/voogd? Dan heeft u de volgende documenten nodig:
Neem mee: origineel document en kleurenkopie
- een recent uittreksel van de geboorteakte van het kind
- een ondertekend toestemmingsformulier van de ouder/voogd die niet meereist
Neem mee: kleurenkopie van het document
- een geldig reisdocument (bijvoorbeeld een paspoort) van de ouder/voogd die niet meereist, met zijn/haar handtekening
- als 1 van de ouders/voogden al een geldig Schengenvisum heeft: de houderpagina van het paspoort en het geldige Schengenvisum van de ouder/voogd. De houderpagina is de pagina met de pasfoto en persoonsgegevens.
- als 1 van de ouders/voogden is overleden: de overlijdensakte van de overleden ouder/voogd
- als er een voogd aangewezen is: het officiële bewijs van voogdij
- als er een uitspraak van de rechtbank is: de toestemming van de rechtbank dat het kind mag reizen